2007年12月29日国家档案局印发的《关于加强民生档案工作的意见》1（以下简称《意见》）指出：“各省市档案管理部门应根据本地区档案工作情况，制定相应的规章制度，保证档案服务民生工作的有序进行”。此文件提出建立“民生档案资源体系”和“民生档案利用体系”是民生档案工作的重中之重，通过把涉及民生的档案完整收集和集中，优先整理并方便地提供给普通百姓利用，为百姓的生活提供及时服务，使老百姓享受合法权利、维护合法权益。因此，档案服务民生是档案服务理念的升华，是中国档案服务的新方向。
对此，国家档案局局长杨冬权在谈到“两个体系”时做了明确说明：“大家知道，去年夏天，胡锦涛总书记在中央党校作重要讲话时，明确提出，科学发展观的核心是以人为本。从那时起，我就开始琢磨，发展要以人为本，档案工作何尝不要以人为本，档案的最大价值该是满足最大多数人的各种需要，档案工作的终极目标应该是为社会中最大多数人提供他们需要的档案服务。”
20世纪八九十年代，中国热带农业科学院（以下简称‘热科院’）的领导开始组织在海南的一些乡镇、生产一线开展科技咨询及服务工作，进行科技下乡活动。最开始他们挂起科普图片展板，搭起咨询台，现场为农民提供农业科技咨询。在现场他们获悉当地农民在生产中的困难以及需求后，紧接着和当地政府、当地部分农民代表座谈，收集农民不同的技术需求，以便下一步有针对性地制定培训计划。这些年来他们进行了多场丰产栽培技术类现场讲座、无偿提供了种苗、肥料、生产技术，帮助农民建立示范基地。不仅如此，热科院还组织专家小分队，到各市县举办各类农业技术培训讲座多期，为中部地区农民传授无公害瓜菜生产、植保、食品安全等热带农业实用技术。
这些培训资料被热科院分门别类地收集、整理、归档，再经热科院相关专家反复确认、审查，编辑成书，再投入到下一次其他地方的科技下乡活动中。到目前为止，热科院已经开展了一系列科技下乡惠农活动。此类活动是应当地政府和老百姓的需求，有针对性地进行培训，活动对象主要是海南省的乡镇农民、涉及农业的地方基层管理干部。而热科院之所以能进行这一系列的科技下乡活动，是因为热科院有一支优势的热带农业科技创新、科技管理、成果转化及技术支撑服务创新团队，可以说热科院凝聚了一大批高端科技人才来开展热带农业科技大协作。
近年来，热科院开展科技下乡活动已经常态化，他们已在海南中部六市县完成了二十多期涉及热带作物绿色防控、热带果树及瓜菜栽培管理、橡胶树栽培管理、椰子、槟榔及香辛饮料作物栽培管理、甘蔗栽培及病虫害防治技术培训及科普教育活动。这些都是利用热科院保存的档案进行服务民生工作的重要体现。至今为止，热科院馆藏档案包括文件材料档案、照片档案、录音档案、录像档案等。这就体现了档案的价值—即满足人们的生活需求，这种社会需求是对档案属性的某种肯定。
此外，《意见》的第三部分明确指出要建立健全方便人民群众的档案利用体系，其中共有5条内容。第十条的内容为创新服务形式。这条内容首先要求“各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民利民”。这是以往党和国家关于档案工作的文件中所从未有过的新内容。那么，怎样才能做到这一点呢？其中第三条还要求各个档案馆、室创新各种形式，提供利用档案，开发档案资源，以最大限度地满足社会需要。
针对此条的内容与要求，热科院信息所专门成立了一个培训中心，这个部室是专门培训、服务农民。培训中心成立后，创新地采取“分段式、重实训、参与式”的培养模式对农民进行培训。这种模式能够使成人快速学习和理解农业生产规律。近三年，热科院累计派出专家、技术人员近5000人次深入热区9省（区）开展科技培训和技术服务工作，组织各类培训230余场次，培训农民5.2万余人次，接受技术咨询6.5万余人次，辐射带动培训10万余人次，推广新品种33种，实用新技术23项，推广面积超过10万亩。
另外，《意见》第三部分的第十二条指出要加大开发力度。要求档案馆、室加强对档案的加工开发，把档案用活，让档案升值，也就是把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”。以及第十三条要求加快推进传统载体档案数字化。此条首先要求“各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化”。其次要求各个档案馆、室“大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。”第十四条指出促进资源共享。此条首先要求各级党委和政府“积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆(室)把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用”。其次要求“逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息，”上传到网络平台上，“真正建立起方便人民群众的档案利用体系”。
对此，热科院档案馆配合热科院各部门及培训中心，归档，整理汇编出一系列农民实用丛书，此类丛书大部分为前期给农民培训过的上课资料，同时把这些资料进行数字化分类管理。目前热科院档案馆保存的文本资料有《南方农区畜牧业实用技术丛书》、科技入户、服务“三农”技术培训资料以及《海南热带高效农业实用技术丛书》等。此丛书是在海南省农业厅的大力支持以及诸多部门的配合下，热科院十多年前组织了有关专家着手撰写的，目前已出版丛书的第一至六辑（各16册）以及《阳光工程引导性培训读本》等等。这些丛书出版后，以其技术先进、通俗易懂、实用对路而深受海南省广大农民、农业科技工作者、农业企业的欢迎，成为海南省农业发展的好帮手。这些也正好体现了《意见》中提出的建立“民生档案资源体系”和“民生档案利用体系”。
此外，2009年11月，农业部启动了“全国热带农业科技协作网”（简称“协作网”）。热科院作为协作网理事会理事长单位，负责协调九省区的46家理事单位共同开展农业科技创新与服务工作。目前，协作网已得到热区九省区行政、科教、企业等组织和团体的支持和认可，成为我国热区农业科技协同创新、协作推广的重要平台。同时也开通了微信平台，农民朋友只要添加热科院的相关微信公众号，就能看到众多实用的资源信息，这些资源信息均可自行下载，这样一来，就实现了《意见》中提出的资源共享。此微信平台的开通使更多的农民朋友能自行解决生产经营中遇到的问题。他们可以通过平台的检索系统迅速获取所需信息，最大限度地方便百姓对此类信息的利用。
热科院的这种信息服务活动实质上就是一个将信息供给与需求连接在一起的优化系统，其目标就是以最优的信息运动结构，实现信息价值的最大化；并且，以服务民生为重点，把涉及民生的档案及时建立并完整收集起来，创造性地开展民生档案工作。
目前，国内档案实践部门对民生档案的研究集中于“民生档案体系建设”、“民生档案管理与服务现状”及“民生档案实践经验与成果”三个主要议题。具体研究内容包括：民生档案信息资源体系、利用体系、安全体系及制度体系建设的具体内容、原则与路径的探讨；民生档案管理与服务的工作现状、存在问题及解决途径；地方试点城市或试点区域已形成的民生档案管理工作机制小结。在档案学术领域，民生档案被认为是以档案部门为中心，社会各部门广泛参与协作，为人民群众提供涉及其各项权益的开放式信息服务方式。
但是，热科院的这种科技下乡活动而形成的民生档案，并非是以档案部门为中心，反而是热科院的其他部门为中心（热科院信息所的培训中心等），档案馆参与并协同一起建立起民生档案。此类民生档案不仅包括前期出版的各种利民书籍、小册子，还包括这几年来培训中心进行培训的一系列活动及每次活动的各种资料。如培训前的各种联络，开班申请、开班函、上课的学员登记表；培训期间的上课培训资料、上课视频及相片；培训后的回访等等。每次培训完成后档案馆协同相关参与人员把此次上课的学员资料进行整理、归档、数据化，这样以便下次利用及避免人力、物力的浪费。
此外，不可否认地是，真正实现此类民生档案资源的大范围共享还有许多具体问题需要解决，如引导各县镇农民使用微信平台、下载所需资料，规范档案馆对此类民生档案的档案录入标准及录入系统，建立民生档案数据库，等等。
最后，笔者认为在人本社会，社会工作的出发点与归宿在于为广大人民生存与发展提供帮助；档案工作的使命在于为人的生存与发展提供相应的信息资源管理与服务，建立有效的档案服务工作体系，保障广大人民得以便捷、低廉地获取所需的档案信息。
民生档案不是一种实体档案的名称或者某个档案门类，而是一个集合概念，它是党和政府关注民生问题在档案界的体现。上海市档案局科技专家委员会委员严永官认为，民生档案实际上是作为一种工作，一种提法，是档案部门“在政治方向上与党中央保持高度一致”，为服务民生而“积极主动地将工作方向调整”的结果。民生档案的提出是明确一种服务方向，也是当前切实贯彻党和政府“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要工作，可以真正为民服务，解民所需，提供百姓生活中所需求的档案信息资源。
2007年12月29日国家档案局印发的《关于加强民生档案工作的意见》1（以下简称《意见》）指出：“各省市档案管理部门应根据本地区档案工作情况，制定相应的规章制度，保证档案服务民生工作的有序进行”。此文件提出建立“民生档案资源体系”和“民生档案利用体系”是民生档案工作的重中之重，通过把涉及民生的档案完整收集和集中，优先整理并方便地提供给普通百姓利用，为百姓的生活提供及时服务，使老百姓享受合法权利、维护合法权益。因此，档案服务民生是档案服务理念的升华，是中国档案服务的新方向。
对此，国家档案局局长杨冬权在谈到“两个体系”时做了明确说明：“大家知道，去年夏天，胡锦涛总书记在中央党校作重要讲话时，明确提出，科学发展观的核心是以人为本。从那时起，我就开始琢磨，发展要以人为本，档案工作何尝不要以人为本，档案的最大价值该是满足最大多数人的各种需要，档案工作的终极目标应该是为社会中最大多数人提供他们需要的档案服务。”
20世纪八九十年代，中国热带农业科学院（以下简称‘热科院’）的领导开始组织在海南的一些乡镇、生产一线开展科技咨询及服务工作，进行科技下乡活动。最开始他们挂起科普图片展板，搭起咨询台，现场为农民提供农业科技咨询。在现场他们获悉当地农民在生产中的困难以及需求后，紧接着和当地政府、当地部分农民代表座谈，收集农民不同的技术需求，以便下一步有针对性地制定培训计划。这些年来他们进行了多场丰产栽培技术类现场讲座、无偿提供了种苗、肥料、生产技术，帮助农民建立示范基地。不仅如此，热科院还组织专家小分队，到各市县举办各类农业技术培训讲座多期，为中部地区农民传授无公害瓜菜生产、植保、食品安全等热带农业实用技术。
这些培训资料被热科院分门别类地收集、整理、归档，再经热科院相关专家反复确认、审查，编辑成书，再投入到下一次其他地方的科技下乡活动中。到目前为止，热科院已经开展了一系列科技下乡惠农活动。此类活动是应当地政府和老百姓的需求，有针对性地进行培训，活动对象主要是海南省的乡镇农民、涉及农业的地方基层管理干部。而热科院之所以能进行这一系列的科技下乡活动，是因为热科院有一支优势的热带农业科技创新、科技管理、成果转化及技术支撑服务创新团队，可以说热科院凝聚了一大批高端科技人才来开展热带农业科技大协作。
近年来，热科院开展科技下乡活动已经常态化，他们已在海南中部六市县完成了二十多期涉及热带作物绿色防控、热带果树及瓜菜栽培管理、橡胶树栽培管理、椰子、槟榔及香辛饮料作物栽培管理、甘蔗栽培及病虫害防治技术培训及科普教育活动。这些都是利用热科院保存的档案进行服务民生工作的重要体现。至今为止，热科院馆藏档案包括文件材料档案、照片档案、录音档案、录像档案等。这就体现了档案的价值—即满足人们的生活需求，这种社会需求是对档案属性的某种肯定。
此外，《意见》的第三部分明确指出要建立健全方便人民群众的档案利用体系，其中共有5条内容。第十条的内容为创新服务形式。这条内容首先要求“各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民利民”。这是以往党和国家关于档案工作的文件中所从未有过的新内容。那么，怎样才能做到这一点呢？其中第三条还要求各个档案馆、室创新各种形式，提供利用档案，开发档案资源，以最大限度地满足社会需要。
针对此条的内容与要求，热科院信息所专门成立了一个培训中心，这个部室是专门培训、服务农民。培训中心成立后，创新地采取“分段式、重实训、参与式”的培养模式对农民进行培训。这种模式能够使成人快速学习和理解农业生产规律。近三年，热科院累计派出专家、技术人员近5000人次深入热区9省（区）开展科技培训和技术服务工作，组织各类培训230余场次，培训农民5.2万余人次，接受技术咨询6.5万余人次，辐射带动培训10万余人次，推广新品种33种，实用新技术23项，推广面积超过10万亩。
另外，《意见》第三部分的第十二条指出要加大开发力度。要求档案馆、室加强对档案的加工开发，把档案用活，让档案升值，也就是把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”。以及第十三条要求加快推进传统载体档案数字化。此条首先要求“各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化”。其次要求各个档案馆、室“大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。”第十四条指出促进资源共享。此条首先要求各级党委和政府“积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆(室)把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用”。其次要求“逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息，”上传到网络平台上，“真正建立起方便人民群众的档案利用体系”。
对此，热科院档案馆配合热科院各部门及培训中心，归档，整理汇编出一系列农民实用丛书，此类丛书大部分为前期给农民培训过的上课资料，同时把这些资料进行数字化分类管理。目前热科院档案馆保存的文本资料有《南方农区畜牧业实用技术丛书》、科技入户、服务“三农”技术培训资料以及《海南热带高效农业实用技术丛书》等。此丛书是在海南省农业厅的大力支持以及诸多部门的配合下，热科院十多年前组织了有关专家着手撰写的，目前已出版丛书的第一至六辑（各16册）以及《阳光工程引导性培训读本》等等。这些丛书出版后，以其技术先进、通俗易懂、实用对路而深受海南省广大农民、农业科技工作者、农业企业的欢迎，成为海南省农业发展的好帮手。这些也正好体现了《意见》中提出的建立“民生档案资源体系”和“民生档案利用体系”。
此外，2009年11月，农业部启动了“全国热带农业科技协作网”（简称“协作网”）。热科院作为协作网理事会理事长单位，负责协调九省区的46家理事单位共同开展农业科技创新与服务工作。目前，协作网已得到热区九省区行政、科教、企业等组织和团体的支持和认可，成为我国热区农业科技协同创新、协作推广的重要平台。同时也开通了微信平台，农民朋友只要添加热科院的相关微信公众号，就能看到众多实用的资源信息，这些资源信息均可自行下载，这样一来，就实现了《意见》中提出的资源共享。此微信平台的开通使更多的农民朋友能自行解决生产经营中遇到的问题。他们可以通过平台的检索系统迅速获取所需信息，最大限度地方便百姓对此类信息的利用。
热科院的这种信息服务活动实质上就是一个将信息供给与需求连接在一起的优化系统，其目标就是以最优的信息运动结构，实现信息价值的最大化；并且，以服务民生为重点，把涉及民生的档案及时建立并完整收集起来，创造性地开展民生档案工作。
目前，国内档案实践部门对民生档案的研究集中于“民生档案体系建设”、“民生档案管理与服务现状”及“民生档案实践经验与成果”三个主要议题。具体研究内容包括：民生档案信息资源体系、利用体系、安全体系及制度体系建设的具体内容、原则与路径的探讨；民生档案管理与服务的工作现状、存在问题及解决途径；地方试点城市或试点区域已形成的民生档案管理工作机制小结。在档案学术领域，民生档案被认为是以档案部门为中心，社会各部门广泛参与协作，为人民群众提供涉及其各项权益的开放式信息服务方式。
但是，热科院的这种科技下乡活动而形成的民生档案，并非是以档案部门为中心，反而是热科院的其他部门为中心（热科院信息所的培训中心等），档案馆参与并协同一起建立起民生档案。此类民生档案不仅包括前期出版的各种利民书籍、小册子，还包括这几年来培训中心进行培训的一系列活动及每次活动的各种资料。如培训前的各种联络，开班申请、开班函、上课的学员登记表；培训期间的上课培训资料、上课视频及相片；培训后的回访等等。每次培训完成后档案馆协同相关参与人员把此次上课的学员资料进行整理、归档、数据化，这样以便下次利用及避免人力、物力的浪费。
此外，不可否认地是，真正实现此类民生档案资源的大范围共享还有许多具体问题需要解决，如引导各县镇农民使用微信平台、下载所需资料，规范档案馆对此类民生档案的档案录入标准及录入系统，建立民生档案数据库，等等。
最后，笔者认为在人本社会，社会工作的出发点与归宿在于为广大人民生存与发展提供帮助；档案工作的使命在于为人的生存与发展提供相应的信息资源管理与服务，建立有效的档案服务工作体系，保障广大人民得以便捷、低廉地获取所需的档案信息。
民生档案不是一种实体档案的名称或者某个档案门类，而是一个集合概念，它是党和政府关注民生问题在档案界的体现。上海市档案局科技专家委员会委员严永官认为，民生档案实际上是作为一种工作，一种提法，是档案部门“在政治方向上与党中央保持高度一致”，为服务民生而“积极主动地将工作方向调整”的结果。民生档案的提出是明确一种服务方向，也是当前切实贯彻党和政府“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要工作，可以真正为民服务，解民所需，提供百姓生活中所需求的档案信息资源。
文章来源：世界热带农业信息 网址: http://sjrdnyxx.400nongye.com/lunwen/itemid-13419.shtml
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